Budżety mediowe, freelancerzy i kampanie rozliczane etapami

To rozstrzyga umowa, nie przelew. Jeśli kupujesz media we własnym imieniu, dla celów VAT wchodzisz w rolę świadczącego usługę i odsprzedajesz ją klientowi jako własną. Cały budżet ląduje wtedy w Twoim przychodzie. Jeśli działasz w imieniu i na rzecz klienta, a wydatek jest odpowiednio udokumentowany i ujęty w ewidencji, budżet może zostać poza podstawą opodatkowania. Dlatego zaczynamy od czytania umów, a nie od księgowania faktur.

• Kto jest stroną umowy z platformą i na kogo wystawiany jest dokument
• Czy wynagrodzenie agencji jest w umowie wyodrębnione od budżetu mediowego
• Czy budżet przechodzi przez rachunek agencji, czy klient płaci bezpośrednio
• Czy strategia, produkcja i media to jedno świadczenie, czy kilka odrębnych
• Jak raportujesz klientowi wydatkowanie budżetu i co potwierdza rozliczenie

Agencja, przez której konto przechodzą budżety kilkunastu klientów, potrafi wykazywać wielokrotność tego, co faktycznie zarabia. To nie jest kosmetyka. Od poziomu przychodu zależą ustawowe limity, status małego podatnika i dostępne formy opodatkowania.

Faktura z Google, Meta czy TikToka nie zawiera polskiego VAT. To nie znaczy, że VAT nie występuje. Nabycie usługi od podmiotu zagranicznego rozliczasz u siebie, w mechanizmie odwrotnego obciążenia. Druga rzecz jest mniej oczywista. Usługi reklamowe należą do kategorii świadczeń, przy których polski nabywca występuje w roli płatnika podatku u źródła. Preferencja z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania działa tylko wtedy, gdy masz aktualny certyfikat rezydencji kontrahenta.

• Rejestracja do transakcji wewnątrzunijnych i właściwa deklaracja, także gdy korzystasz ze zwolnienia z VAT
• Zbieranie certyfikatów rezydencji od platform i pilnowanie okresu ich ważności
• Roczna informacja o należnościach wypłaconych podmiotom zagranicznym
• Przeliczanie faktur walutowych po właściwym kursie i różnice kursowe od płatności kartą
• Sprawdzenie, z jakiego kraju fakturuje konkretna platforma; to bywa inny podmiot niż ten widoczny w panelu

Odpowiedzialność za niepobrany podatek u źródła spoczywa na Twojej spółce, nie na zagranicznej platformie. Certyfikat rezydencji pobrany raz i wpięty do folderu sprzed dwóch lat to najczęstszy powód, dla którego ta odpowiedzialność się materializuje.

Grafik, copywriter, montażysta i fotograf to najczęściej umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich. Model jest legalny i ma sens, ale broni się wyłącznie dokumentacją. W kontroli liczy się to, co faktycznie zostało wykonane. Powtarzalne, odtwórcze czynności rozliczane jako dzieło zwykle kończą się przekwalifikowaniem na zlecenie i naliczeniem składek wstecz.

• Rozróżnienie, kiedy praca jest dziełem, a kiedy tylko starannym działaniem
• Wyodrębnienie honorarium autorskiego w umowie, jeśli mają być stosowane podwyższone koszty
• Ewidencja utworów, czyli co powstało, kiedy zostało przyjęte i w jakim zakresie przeszły prawa
• Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS w ustawowym terminie
• Współpraca B2B, zakres samodzielności freelancera i ryzyko sporu o charakter relacji
• Twórcy zagraniczni, u których przeniesienie praw to należność licencyjna, więc znów pojawia się podatek u źródła

Koszt błędu ponosi agencja, nie freelancer. Zaległe składki, odsetki i zaliczka na podatek obciążają płatnika. Przy kilkudziesięciu umowach rocznie kwota rośnie szybciej, niż wyglądała oszczędność na starcie.

Przy projektach etapowych moment przychodu wyznacza wykonanie usługi albo odbiór etapu, a nie wygodny dla Ciebie termin fakturowania. Zaliczka od klienta zwykle nie jest przychodem w podatku dochodowym, ale w VAT rodzi obowiązek już w momencie otrzymania. To dwa różne kalendarze dla tego samego przelewu. Do tego dochodzą koszty produkcji ponoszone na długo przed fakturą końcową.

• Protokoły odbioru etapów jako podstawa rozpoznania przychodu
• Zaliczki i przedpłaty, z rozdzieleniem skutku w VAT i w podatku dochodowym
• Koszty produkcji przypisane do projektu, a nie tylko do miesiąca wpływu faktury
• Wynagrodzenie zależne od efektu kampanii i premie rozliczane po jej zakończeniu
• Projekty przechodzące przez koniec roku obrotowego

Bez przypisania kosztów do projektów wynik miesiąca skacze bez związku z tym, co dzieje się w agencji. Decyzje o zatrudnieniu i wypłacie zapadają wtedy na podstawie liczby, która mówi wyłącznie o tym, kiedy przyszły faktury.

Większość drobnych dokumentów w agencji nie powstaje w księgowości, tylko w zespole. Konto stockowe zakłada grafik, narzędzie do montażu opłaca montażysta ze swojej karty, licencję na muzykę kupuje account w trakcie produkcji, a wtyczkę do strony klienta programista. Problem nie polega na liczbie pozycji, tylko na tym, kto widnieje na dokumencie i skąd on przyszedł. Faktura wystawiona na osobę prywatną nie jest kosztem agencji i nie daje prawa do odliczenia, choćby zakup był w całości służbowy. Zakup u dostawcy spoza Polski to import usługi, więc VAT rozliczasz u siebie, nawet jeśli kwota jest symboliczna. Część takich pozycji to licencje na materiały, przy których wraca pytanie o podatek u źródła.

• Spis subskrypcji i kont wraz z osobą, która za nie płaci; bez tego nikt nie wie, czego brakuje
• NIP agencji wpisany w profilach rozliczeniowych platform, zanim dokument wyjdzie na osobę prywatną
• Karty firmowe zamiast prywatnych, żeby zakup i faktura spinały się bez zwrotu kosztów
• Oddzielenie zakupów krajowych od zagranicznych, bo te drugie są importem usług i rozliczasz je u siebie
• Licencje na materiały, czcionki i muzykę sprawdzone pod kątem podatku u źródła, gdy sprzedawca jest spoza Polski
• Dokumenty od kontrahentów spoza Polski, które pozostaną poza krajowym obiegiem także po wejściu obowiązkowego KSeF

Nie namawiamy do przenoszenia wszystkiego do systemu w jednym miesiącu. Zaczynamy od kategorii, w której gubi się najwięcej dokumentów, zwykle są to subskrypcje płacone prywatnymi kartami, a resztę porządkujemy później.

Kilka pomysłów wraca regularnie i najczęściej kończą się gorzej niż stan wyjściowy.

• Ryczałt od przychodów, gdy budżety mediowe przechodzą przez konto agencji; podstawą jest przychód, więc płacisz od pieniędzy klienta
• Umowa o dzieło jako domyślna forma dla każdego współpracownika, niezależnie od tego, co faktycznie robi
• Wciskanie działalności agencyjnej w ulgę na własność intelektualną, gdy praca polega na obsłudze kampanii, a nie na wytwarzaniu kwalifikowanego prawa
• Jedna faktura zbiorcza za media i pracę, w sytuacji gdy umowa opisuje dwa odrębne rozliczenia
• Dzielenie agencji na kilka podmiotów wyłącznie po to, żeby zmieścić się w limitach

Jeśli po policzeniu wychodzi, że zmiana formy opodatkowania nic nie daje albo daje mniej niż koszt jej utrzymania, mówimy o tym wprost i zostawiamy stan obecny.