Pełna księgowość spółki z o.o. z wynikiem miesiąca na czas

Zaksięgowanie dokumentów to najprostsza część pracy. Miesiąc jest zamknięty dopiero wtedy, gdy uzgodnione są rozrachunki, wycenione pozycje walutowe i rozliczone koszty dotyczące kilku okresów. Robimy to co miesiąc, a nie raz w roku przy bilansie.

• Uzgodnienie rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, łącznie z pozycjami wiszącymi
• Wycena rozrachunków walutowych i rozliczenie różnic kursowych
• Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów
• Uzgodnienie magazynu i kosztu własnego sprzedaży
• Przegląd sald, których nie da się wyjaśnić dokumentem

Salda bez wyjaśnienia nie znikają, tylko rosną. W spółce, która nie uzgadnia rozrachunków na bieżąco, zamknięcie roku zamienia się w kilkutygodniowe odtwarzanie zdarzeń sprzed dziesięciu miesięcy.

Majątek spółki i majątek wspólnika to dwie różne rzeczy, także wtedy, gdy wspólnik jest jeden. Każdy przepływ między nimi ma swoją kwalifikację podatkową i swoje skutki w składkach. Najwięcej kłopotów powstaje nie przy dużych wypłatach, tylko przy drobnych, powtarzalnych i nieudokumentowanych.

• Pożyczka od wspólnika i do wspólnika wymaga umowy, rynkowego oprocentowania i sprawdzenia obowiązku w PCC
• Dywidenda: uchwała, moment powstania obowiązku, rola spółki jako płatnika
• Wynagrodzenie z powołania, umowa o pracę i kontrakt dają istotnie różne skutki
• Najem, licencje i usługi świadczone spółce przez wspólnika lub podmiot powiązany
• Dopłaty i ich zwrot w trybie wynikającym z umowy spółki oraz uchwały

Wypłata gotówki „na razie bez tytułu, poukładamy to później” jest najdroższym z możliwych wariantów. Później oznacza zwykle kontrolę, a wtedy kwalifikację wypłaty ustala urząd, nie spółka.

Sprawozdanie powstaje w ustrukturyzowanej formie elektronicznej i jest podpisywane podpisem elektronicznym, nie długopisem. Podpis składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, oraz kierownik jednostki, czyli zarząd. Najczęstsza blokada nie jest merytoryczna, tylko techniczna: wygasły podpis kwalifikowany albo członek zarządu bez numeru PESEL. Ustawiamy to z wyprzedzeniem, bo w ostatnim tygodniu przed terminem bywa już za późno.

• Sprawozdanie w strukturze logicznej razem z informacją dodatkową
• Sprawozdanie zarządu z działalności, jeżeli spółka ma taki obowiązek
• Uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale wyniku
• Zgłoszenie kompletu do repozytorium dokumentów finansowych

Obowiązek badania włącza się po przekroczeniu ustawowych kryteriów wielkościowych, a ocenia się je na danych roku poprzedniego. To oznacza, że o badaniu za dany rok wiadomo, zanim ten rok się skończy. Spółka o przychodach rzędu kilkunastu milionów powinna pilnować tego świadomie, bo do progów zbliża się szybciej, niż zakłada.

• Sprawdzenie kryteriów przy zamknięciu roku i informacja, czy badanie będzie obowiązkowe
• Wybór firmy audytorskiej należy do organu wskazanego w przepisach lub w umowie spółki
• Umowa z audytorem zawierana z wyprzedzeniem, na okres nie krótszy niż wymagany
• Przygotowanie dokumentacji i obsługa zapytań biegłego po naszej stronie
• Badanie prowadzi podmiot niezależny; nie badamy ksiąg, które sami prowadzimy

Wynik bilansowy i podstawa opodatkowania to dwie różne liczby, a różnica między nimi bywa znacząca. Składają się na nią koszty, które nie stanowią kosztów uzyskania, limity dotyczące finansowania i transakcji z podmiotami powiązanymi, amortyzacja oraz ulgi, z których spółka może skorzystać. Prowadzimy tę różnicę na bieżąco, więc zaliczki odpowiadają rzeczywistości, a rozliczenie roczne nie jest zaskoczeniem.

• Kwalifikacja kosztów pod kątem podatkowym, nie tylko bilansowym
• Wybór formy zaliczek i sprawdzenie, czy uproszczone faktycznie się opłacają
• Limity kosztów finansowania dłużnego oraz rozliczeń w grupie
• Sygnalizowanie ulg, które warto wykorzystać, zanim rok się zamknie
• Obowiązki dokumentacyjne w cenach transferowych po przekroczeniu progów