KSeF to dopiero połowa dokumentów

Do KSeF trafia faktura wystawiona w obrocie krajowym i to jest realna oszczędność czasu. Kłopot w tym, że w firmie z dużym wolumenem dokumentów jest to zwykle mniej niż połowa tego, co trzeba zaksięgować. Reszta wchodzi mailem, zdjęciem, wyciągiem i raportem z platformy sprzedażowej. Jeżeli dla tych dokumentów nie ma osobnej ścieżki, wracają na biurko w kopercie.

• Paragony i faktury uproszczone ze stacji paliw, sklepu, terminala
• Faktury od zagranicznych dostawców: import usług, zakupy wewnątrzwspólnotowe
• Raporty i rozliczenia z platform sprzedażowych oraz operatorów płatności
• Wyciągi bankowe, prowizje, raty leasingowe, polisy
• Umowy, noty księgowe, dokumenty magazynowe i kadrowe

Firma, która podłączyła się do KSeF i na tym poprzestała, ma zwykle dwa obiegi zamiast jednego: część dokumentów w systemie, część nadal w mailu i w segregatorze. To więcej pracy, nie mniej.

Dane odczytujemy z dokumentu, kontrahenta system rozpoznaje po numerze identyfikacyjnym, a powtarzalne koszty księgują się według raz ustalonego schematu. Twoja rola kończy się na wrzuceniu dokumentu, nasza zaczyna tam, gdzie faktycznie jest co rozstrzygać, czyli przy kwalifikacji podatkowej, a nie przy przepisywaniu kwoty netto. Ten sam dokument i w tym samym stanie widzisz Ty i widzimy my, więc rozmowa o fakturze przestaje się zaczynać od szukania jej w mailu.

• Wrzucasz PDF, skan albo zdjęcie zrobione telefonem, dane same wchodzą w pola
• Ten sam kontrahent nie zakłada się drugi raz, bo rozpoznaje go numer, a nie pisownia nazwy
• Abonamenty, paliwo i inne powtarzalne koszty wpadają w ustalone kategorie bez pytania
• Dostajesz sygnał, gdy dokument odbiega od zwykłego: inna kwota, inny wystawca, ten sam numer drugi raz

Na fakturze jest „usługa transportowa” albo „materiały” i tyle. Czy to koszt konkretnego zlecenia, zakup na magazyn, czy wydatek ogólny firmy, wie osoba, która zamawiała. Księgowość tego z samego dokumentu nie wyczyta. Bez opisu zostaje jej dzwonić i czekać albo przyjąć wersję najbardziej prawdopodobną, a najbardziej prawdopodobna wersja to zwykle koszt ogólny. W obiegu faktura idzie najpierw do osoby, która ją wywołała, i to ona wskazuje zlecenie oraz charakter zakupu. Do księgowania trafia dokument już opisany, więc ląduje tam, gdzie rzeczywiście powinien.

• Kierownik budowy albo handlowiec widzi swoje faktury, a nie wszystkie faktury firmy
• Zlecenie, projekt albo dział wskazuje przy dokumencie, zanim ktokolwiek zacznie księgować
• Zakupy na styku magazynu i projektu oraz wydatki mieszane rozstrzyga ten, kto je zamawiał
• Pytania od księgowości idą do tej osoby, a nie na Twoje biurko i nie na koniec miesiąca
• Rentowność zlecenia liczy się sama, bo opis powstał przy fakturze, a nie po kwartale

Koszt bez opisu nie jest błędem księgowym. Ląduje w kategorii ogólnej i tam zostaje. Po kwartale nie da się z tego odtworzyć, które zlecenie zarobiło, a które tylko wyglądało na zyskowne.

Uprawnienia w KSeF nadaje się imiennie, a nie firmie jako całości. Najczęstszy układ wygląda tak: właściciel uwierzytelnia się swoim podpisem, nadaje uprawnienia sobie i na tym poprzestaje. Do pierwszego urlopu działa to bez zarzutu. Ustalamy więc, kto realnie pracuje z fakturami, i nadajemy uprawnienia w takim zakresie, jaki z tego wynika.

• Rozdzielenie uprawnień do wystawiania, przeglądania i nadawania dalszych uprawnień
• Dostęp dla biura w zakresie wynikającym z umowy, a nie szerszym
• Uwierzytelnienie programu, który wystawia faktury po Twojej stronie
• Odebranie uprawnień, gdy ktoś odchodzi z firmy albo zmienia rolę
• Zapis, kto i kiedy jakie uprawnienie nadał

Sprawdź to jeszcze przed sezonem urlopowym. Firma, w której tylko jedna osoba może wystawić fakturę i pobrać dokumenty, zatrzymuje sprzedaż w dniu, w którym ta osoba jest nieosiągalna.

Niedostępność systemu nie zawiesza obowiązku wystawienia dokumentu. Przewidziane są tryby na taki wypadek, ale wymagają, żeby faktura miała właściwe oznaczenie, trafiła do nabywcy i została przesłana do systemu w wymaganym terminie. To procedura na jedną stronę i warto mieć ją spisaną wcześniej. W trakcie awarii nikt nie czyta instrukcji od zera.

• Kto wystawia dokument, gdy systemu nie ma, i w jakiej formie
• Jak faktura dociera do nabywcy, zanim wróci dostępność
• Kiedy i przez kogo dokument jest przesyłany do systemu po powrocie
• Gdzie odkładamy potwierdzenia, żeby dało się je później odtworzyć