Księgi domykają miesiąc. Raportowanie zarządcze planuje kolejny

To najczęstsze pytanie, z jakim do nas przychodzisz, i same księgi na nie nie odpowiedzą. Nie dlatego, że są prowadzone źle. Ich układ narzuca ustawa: koszt trafia tam według rodzaju, wynik sprowadza się do jednej liczby, a okres musi być zamknięty, zanim da się z niego cokolwiek wyczytać. Raport zarządczy bierze te same zapisy i układa je pod inne pytanie: koszt według miejsca powstania, wynik osobno na każdej linii, horyzont przesunięty na kolejne miesiące. Zaczynamy zawsze tak samo, od pokazania, gdzie dokładnie leżą Twoje pieniądze, bo zysk i gotówka to dwie różne wielkości.

• Należności: sprzedane, zafakturowane, jeszcze nieopłacone
• Zapas: gotówka zamrożona w towarze, który stoi w magazynie
• Zaliczki na podatek płacone od wyniku, którego nie masz jeszcze na koncie
• Raty i leasingi, które obciążają konto w innym rytmie niż wynik
• Inwestycje rozliczane w czasie, choć zapłacone jednorazowo

Firma, która rośnie, zużywa gotówkę szybciej niż firma, która stoi w miejscu. Wzrost trzeba sfinansować, a najtańszym źródłem finansowania jest zwykle skrócenie terminu spływu należności, nie kolejny kredyt.

Rachunek zysków i strat kończy się jedną liczbą na samym dole i tak ma być, bo taki jest jego układ. Nie pokaże natomiast, że jedna linia produktowa dokłada do drugiej. W firmach z kilkoma kanałami sprzedaży regularnie okazuje się, że część asortymentu schodzi poniżej realnego kosztu obsługi, tylko nikt tego nie policzył osobno.

• Koszt dostawy i zwrotów przypisany do kanału, który je generuje
• Prowizje platform i koszty obsługi płatności ujęte przy właściwym produkcie
• Czas pracy zespołu rozliczony na linie, które go faktycznie zużywają
• Rabaty pokazane jako obniżenie marży, a nie schowane w kosztach sprzedaży
• Wynik na kliencie z uwzględnieniem terminów płatności i reklamacji

Przy wniosku kredytowym analityk sprawdza kilka relacji, które da się policzyć samodzielnie dużo wcześniej. Jeśli któraś wygląda słabo, widać to zwykle na kilka miesięcy przed złożeniem dokumentów i jest jeszcze czas, żeby zareagować. Po złożeniu wniosku nie da się już nic poprawić.

• Zdolność do obsługi zadłużenia liczona z wyniku operacyjnego
• Struktura finansowania i udział kapitału własnego w sumie bilansowej
• Cykl konwersji gotówki oraz rotacja zapasu i należności
• Zdarzenia jednorazowe, które zaniżają wynik i wymagają wyjaśnienia

Moment złożenia wniosku ma znaczenie, bo bank ocenia ostatnie zamknięte okresy. Realna decyzja o kredycie zapada więc kilka miesięcy wcześniej: wtedy, gdy jeszcze można wpłynąć na liczby, które bank zobaczy.

Raport, którego nikt nie czyta, jest kosztem bez zwrotu. Dlatego zaczynamy od ustalenia, kto co miesiąc na niego spojrzy i jaką decyzję ma na jego podstawie podjąć. Jeśli odpowiedź brzmi „żadną", mówimy to wprost i zostajemy przy samej księgowości. Drugi przypadek to firma, w której dokumenty spływają z opóźnieniem; raport z danych sprzed kwartału opisuje historię, a nie stan bieżący. Wtedy najpierw porządkujemy obieg dokumentów, bo inaczej płacisz za ładne zestawienie nieaktualnych liczb.