Co się dzieje z danymi, które nam powierzasz

Ta strona uzupełnia politykę prywatności

Powierzenie przetwarzania: co to znaczy w praktyce

Kiedy prowadzimy Twoje księgi, kadry i płace, przetwarzamy dane osób, o których celach przetwarzania nie decydujemy. Robimy z nimi tylko to, co wynika z Twojego polecenia i z przepisów podatkowych.

Decydujesz Ty

To Twoja firma zatrudnia, kupuje i sprzedaje. To Ty decydujesz, po co dane pracowników, zleceniobiorców i kontrahentów w ogóle istnieją, i to Ty odpowiadasz za nie wobec tych osób.

My działamy na Twoje polecenie

Przetwarzamy te dane wyłącznie w zakresie, który wynika z umowy powierzenia. Nie używamy ich do własnych celów, nie budujemy z nich bazy marketingowej, nie zestawiamy ich z danymi innych klientów.

Czyich danych to dotyczy

Pracowników i zleceniobiorców na listach płac, osób do kontaktu u kontrahentów, klientów będących osobami fizycznymi, wspólników i członków zarządu.

Kto ma do nich dostęp

Imiennie wskazane osoby z zespołu, które prowadzą Twoją obsługę, i tylko w zakresie potrzebnym do pracy. Każda z nich ma pisemne upoważnienie i zobowiązanie do poufności.

Czego nie robimy

Nie kontaktujemy się z Twoimi pracownikami ani kontrahentami w sprawach handlowych. Nie przenosimy ich danych do żadnych działań sprzedażowych, ani naszych, ani cudzych.

Co zawiera umowa powierzenia

To załącznik do umowy o obsługę księgową. Podpisujemy go zanim dostaniemy pierwszy dokument, nie po fakcie. Artykuł 28 RODO wymaga, żeby opisywał co najmniej te rzeczy:

• Przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania. U nas: prowadzenie ksiąg, rozliczeń podatkowych oraz kadr i płac, przez czas obowiązywania umowy głównej.
• Rodzaj danych i kategorie osób, których dotyczą. Wymieniamy je wprost, żeby nie było sporu o to, co właściwie przekazujesz.
• Obowiązek działania wyłącznie na Twoje udokumentowane polecenie, z jednym wyjątkiem: kiedy przetwarzania wymaga od nas przepis prawa.
• Zobowiązanie do poufności dla każdej osoby dopuszczonej do danych, wiążące także po zakończeniu współpracy.
• Środki bezpieczeństwa: konta imienne, kontrola dostępu w programie księgowym, szyfrowana transmisja dokumentów, kopie zapasowe.
• Zasady korzystania z podwykonawców oraz Twoje prawo sprzeciwu wobec każdego nowego.
• Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i w obsłudze naruszeń, łącznie z terminem, w którym Cię o naruszeniu zawiadamiamy.
• Co dzieje się na koniec: zwrot dokumentów albo usunięcie danych, zgodnie z Twoją decyzją.
• Twoje prawo do audytu i nasz obowiązek udostępnienia informacji potrzebnych do wykazania zgodności.

Jak ją zawrzeć

Nie musisz o nią prosić ani jej pilnować. To nasza robota.

• Projekt umowy powierzenia dostajesz razem z umową o obsługę, przed startem współpracy.
• Jeśli masz własny wzór, przyjmujemy go do analizy i odsyłamy z uwagami. Nie zostawiamy go bez odpowiedzi.
• Podpisujemy elektronicznie albo papierowo. Wybierasz Ty.
• Jeżeli jesteś już naszym klientem i potrzebujesz kopii albo aneksu, napisz na sekretariat@profithome.pl. Odpowiadamy w ciągu 24 h roboczych.
• Zmiana zakresu obsługi, na przykład dołożenie kadr i płac, oznacza aneks do powierzenia. Przypominamy o tym my, nie Ty.

Jak długo przechowujemy dokumenty

Dokumentacji nie kasujemy w momencie, w którym przestaje być potrzebna w bieżącej pracy. Przepisy podatkowe, rachunkowe i ubezpieczeniowe narzucają własne terminy i to one decydują.

Dokumentacja księgowa

Księgi, dowody księgowe i deklaracje przechowujemy przez okres wymagany przepisami, liczony od końca roku obrotowego, którego dotyczą.

Dokumentacja kadrowa i płacowa

Akta osobowe, listy płac i dokumenty zgłoszeniowe do ZUS przechowujemy przez okres wymagany przepisami. Dla części z nich jest on wyraźnie dłuższy niż dla dokumentacji księgowej i zależy od daty zatrudnienia.

Po zakończeniu współpracy

Dokumenty i dane zwracamy albo usuwamy, zgodnie z Twoją decyzją. Zatrzymujemy tylko to, do czego zobowiązuje nas przepis, na przykład dokumentację naszych własnych rozliczeń z Tobą.

Zgłoszenia z formularza

Dane z quizu trzymamy do wycofania zgody albo zgłoszenia sprzeciwu. Jeśli nic takiego nie nastąpi, do momentu, w którym kontakt przestaje mieć sens.

Podwykonawcy

Podwykonawca to firma, która w naszym imieniu ma kontakt z Twoimi danymi. Zanim dopuścimy jakąkolwiek, sprawdzamy ją i podpisujemy z nią umowę o takich samych obowiązkach, jakie mamy wobec Ciebie. O każdej nowej uprzedzamy Cię wcześniej, żebyś zdążył zgłosić sprzeciw.

• Aktualna lista podwykonawców przy obsłudze księgowej: podwykonawcy jesli sa
• Hosting tej strony i baza zgłoszeń z quizu: serwer w Polsce, dostawca hostingu w Polsce. Dotyczy wyłącznie danych z formularza, nie dokumentacji księgowej.
• Cloudflare Turnstile: mechanizm w formularzu quizu, który odróżnia człowieka od bota. Przetwarza adres IP i sygnały z przeglądarki. To jedyny element ładowany tu z zewnątrz.
• Poza tym na stronie nie ma żadnej analityki, żadnych narzędzi reklamowych ani naszych własnych plików cookie.

Co zbiera formularz quizu

Quiz to jedyne miejsce na tej stronie, w którym zostawiasz dane. Z odpowiedzi wyliczamy punktację i przypisujemy zgłoszeniu segment A, B albo C. To profilowanie w rozumieniu RODO: decyduje o tym, jak szybko i którym kanałem się odzywamy. Nie wywołuje wobec Ciebie skutków prawnych i nie jest decyzją podejmowaną w sposób automatyczny w rozumieniu art. 22.

• Imię. O nazwisko nie pytamy.
• Adres e-mail, na który idzie raport.
• Telefon, opcjonalnie.
• Nazwa firmy albo NIP, opcjonalnie.
• Odpowiedzi na pytania, identyfikator wyniku, punktacja i segment.
• Adres podstrony, z której przyszło zgłoszenie.
• Adres IP i identyfikator przeglądarki. Zapisują się same, bez podawania przez Ciebie. Służą tylko do ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego adresu, maksymalnie 5 na godzinę. Podstawa: nasz uzasadniony interes, czyli ochrona formularza przed nadużyciem.
• Trzy zgody, każda osobno: raport na e-mail, kontakt handlowy, newsletter. Zapisujemy treść klauzuli i moment jej udzielenia, żeby dało się to później wykazać.
• Postęp w quizie i zaznaczenia na checkliście zmiany biura zostają w pamięci Twojej przeglądarki. Nigdzie ich nie wysyłamy, znikną, gdy wyczyścisz dane strony.

Jak zgłosić żądanie i kiedy dostaniesz odpowiedź

Pytania o powierzenie danych