Sprzedaż na Allegro i Amazon rozliczana z raportu platformy, a nie z wyciągu bankowego

Przy kilku tysiącach transakcji miesięcznie nie ma czego księgować pojedynczo. Podstawą staje się raport rozliczeniowy z panelu sprzedawcy, a nie wyciąg bankowy. Naszą robotą jest rozbić go na części, które trafiają w różne miejsca w księgach, i uzgodnić całość do przelewu, który faktycznie wpłynął.

• Sprzedaż brutto w podziale na kraj kupującego i stawkę
• Prowizje od sprzedaży, opłaty za wystawienie i za promowanie
• Zwroty, korekty i obciążenia dotyczące poprzednich okresów
• Koszty wysyłki i usług logistycznych pobrane przez platformę
• Saldo, które zostaje w platformie i nie trafia na rachunek

Jeśli w księgach jest tylko przelew z platformy, przychód jest zaniżony o wszystkie potrącenia, a koszty o dokładnie tę samą kwotę. Wynik może wyjść poprawny, a mimo to podstawa VAT i wszystko, co liczy się od przychodu, będzie nieprawdziwe.

Część platform fakturuje ze spółki zarejestrowanej w Polsce i wtedy jest to zwykły zakup krajowy. Część rozlicza się ze spółki z innego kraju UE. Wtedy prowizja, opłata za promowanie i reklama są importem usług: podatek wykazujesz u siebie po obu stronach, a wcześniej potrzebujesz aktywnej rejestracji do transakcji wewnątrzunijnych. Dokumenty nie przychodzą na skrzynkę; leżą w panelu sprzedawcy i ktoś musi je co miesiąc pobrać.

• Ustalenie, z jakiego podmiotu i kraju wystawiane są faktury za opłaty
• Rejestracja do transakcji wewnątrzunijnych, zanim pojawi się pierwsza opłata
• Import usług: właściwy moment rozliczenia i kurs waluty
• Comiesięczne pobranie dokumentów z paneli wszystkich platform
• Uzgodnienie prowizji z raportu z kwotami na fakturach

Brak pobranej faktury z panelu nie zwalnia z rozliczenia importu usług. Obowiązek powstaje niezależnie od tego, czy ktoś się zalogował po dokument. Luki widać dopiero przy kontroli albo przy pierwszym porządnym uzgodnieniu prowizji.

Zgoda na przechowywanie towaru w magazynach zagranicznych to jedno kliknięcie w panelu. Od tego momentu to platforma decyduje, gdzie leży Twój towar. Samo przemieszczenie własnych towarów między krajami jest zdarzeniem do wykazania, a towar leżący w magazynie w danym państwie zwykle oznacza obowiązek rejestracji do tamtejszego VAT. Liczy się miejsce, w którym towar fizycznie się znajduje, a nie kanał sprzedaży. Obowiązek wygląda tak samo wtedy, gdy sprzedajesz przez platformę, i wtedy, gdy sprzedajesz przez własny sklep z magazynem zewnętrznego operatora logistycznego. Procedura OSS tego nie zastąpi, bo obejmuje sprzedaż wysyłkową do konsumentów w innych krajach, a nie sprzedaż lokalną z magazynu położonego w tym samym kraju co kupujący.

• Przegląd ustawień programów magazynowych w każdej platformie
• Rejestracje VAT w krajach, w których faktycznie leży towar
• Przemieszczenia własnych towarów: dokumentacja i ujęcie w ewidencji
• Podział sprzedaży na rozliczaną w OSS i rozliczaną lokalnie
• Lokalne deklaracje oraz sprawozdawczość statystyczna po przekroczeniu progów

Nie zawsze warto włączać kolejny kraj. Przy niewielkim wolumenie koszt rejestracji, lokalnego pełnomocnika i comiesięcznych deklaracji bywa wyższy niż oszczędność na wysyłce i czasie dostawy. Liczymy to przed włączeniem, nie po.

W określonych sytuacjach obowiązek rozliczenia VAT przechodzi na platformę: dotyczy to głównie towarów sprowadzanych spoza UE w przesyłkach o niskiej wartości oraz sprzedaży prowadzonej przez podmioty spoza Unii. W raporcie widać wtedy podatek pobrany przez platformę. Dla Ciebie ta sprzedaż nadal jest przychodem, ale VAT należny z niej nie jest Twój.

• Rozpoznanie transakcji oznaczonych jako rozliczone przez platformę
• Ujęcie ich w ewidencji bez podwójnego naliczenia podatku
• Sprawdzenie, czy oznaczenie w raporcie odpowiada rzeczywistemu schematowi dostawy
• Rozdzielenie sprzedaży z magazynu w UE i wysyłki bezpośrednio spoza Unii

Zaksięgowanie takiej sprzedaży jak zwykłej krajowej oznacza zapłatę VAT drugi raz, z własnej kieszeni. Odzyskanie go później wymaga korekty za każdy okres z osobna i wyjaśnienia, skąd wzięła się różnica.

Sprzedaż jest w euro, prowizja w euro, a wypłata przychodzi w złotych po kursie platformy albo operatora płatności. Do tego moment właściwy dla VAT i moment właściwy dla przychodu nie zawsze przypadają tego samego dnia, więc kurs bywa inny. Różnice nie są błędem. Są osobną pozycją, którą trzeba wyliczyć i pokazać.

• Przeliczenie sprzedaży i kosztów po kursach właściwych dla każdego rozliczenia
• Różnice kursowe na saldzie w platformie i na przewalutowaniu wypłaty
• Opłata za przewalutowanie ujęta jako koszt, a nie ukryta w kwocie przelewu
• Wycena sald walutowych na dzień bilansowy, także tych trzymanych w platformie

Pieniądze, które na koniec roku leżą na koncie w platformie albo u operatora płatności, są Twoim aktywem. Muszą znaleźć się w bilansie i muszą być wycenione, nawet jeśli nie widać ich na żadnym rachunku bankowym.

Zwrot towaru, zwrot pieniędzy z decyzji platformy w sporze i rekompensata za przesyłkę zgubioną w magazynie wyglądają w raporcie podobnie, a rozliczają się inaczej. Każde ma inny skutek w VAT i w podatku dochodowym, a spora część dotyczy okresu, który dawno został zamknięty.

• Rozdzielenie zwrotów, korekt ceny i rekompensat od platformy
• Przypisanie korekty do właściwego okresu, także w rozliczeniu OSS
• Zwroty przechodzące przez koniec roku i ich wpływ na wynik
• Dokumentowanie zwrotów wobec konsumentów, którzy nie dostali faktury
• Towar, który wraca uszkodzony albo nie wraca wcale

Rekompensata od platformy nie jest korektą sprzedaży. Pierwotna transakcja zostaje, a wypłata jest odrębnym zdarzeniem. Wrzucenie jej do zwrotów zaniża sprzedaż i rozjeżdża uzgodnienie raportu z wpływami na konto.