Rozliczenia software house'ów i kontraktorów B2B

Jedna umowa potrafi łączyć programowanie, wdrożenie, utrzymanie środowiska i szkolenie klienta. Przy ryczałcie te czynności nie muszą mieścić się w jednej stawce, więc potrzebna jest ewidencja przychodów w podziale na stawki, a nie uśrednienie wszystkiego do najniższej. Samą weryfikację stawki i symulację form opodatkowania prowadzimy w ramach księgowości JDG, KPiR i ryczałtu, i tam opisujemy to szerzej. Tutaj liczy się jeden wniosek dla firmy z IT: ryczałt liczy się od przychodu, więc nie odejmiesz przy nim kosztów podwykonawców ani nie skorzystasz z IP Box. Jeśli masz realne prace rozwojowe, to jest pierwsza rzecz do policzenia.

• Rozbicie umowy na czynności: kod, wdrożenie, utrzymanie, szkolenie, doradztwo
• Sprawdzenie, czy kod PKWiU odpowiada temu, co robisz dziś, a nie temu, co wpisano przy rejestracji
• Przegląd po każdej zmianie zakresu kontraktu, bo zakres zmienia się częściej niż umowa

Zanim złożysz oświadczenie na dany rok, policz obie ścieżki na swoich liczbach. Ryczałt to niższa stawka, ale bez kosztów i bez IP Box. Zasady ogólne i podatek liniowy dają koszty i dostęp do ulgi. Decyzja wiąże Cię na cały rok i w trakcie praktycznie się jej nie odkręci.

Preferencja dotyczy dochodu z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, najczęściej autorskiego prawa do programu komputerowego. Skoro liczy się dochód, ulgę rozliczasz przy zasadach ogólnych albo przy podatku liniowym. Przy ryczałcie IP Box nie wchodzi w grę i nie da się tych dwóch rzeczy połączyć w jednym roku. Sam fakt pisania kodu też nie wystarczy. Potrzebna jest praca o charakterze twórczym i systematycznym, odrębna ewidencja oraz możliwość przypisania przychodów i kosztów do konkretnego prawa.

• Ocena, czy prace są rozwojowe, czy to utrzymanie i poprawki w cudzym kodzie
• Odrębna ewidencja prowadzona od pierwszego miesiąca roku, z podziałem na poszczególne prawa
• Wskaźnik nexus policzony na realnych kosztach, z przypisaniem ich do właściwych kategorii
• Umowa z klientem, która przenosi prawa autorskie i wyodrębnia wynagrodzenie za to przeniesienie
• Decyzja o wniosku o interpretację indywidualną, jeżeli model współpracy odbiega od typowego

Kupowanie gotowego kodu i zlecanie całości podwykonawcom obniża wskaźnik nexus, czasem do poziomu, przy którym ulga przestaje mieć sens. To liczymy przed podpisaniem umowy z podwykonawcą, nie w zeznaniu rocznym.

Przy usługach dla firm o VAT decyduje miejsce świadczenia, czyli zwykle kraj siedziby nabywcy. Faktura dla kontrahenta z Unii i faktura poza Unię wyglądają inaczej i trafiają w inne pozycje deklaracji. Ta sama zasada działa po stronie zakupów: subskrypcja chmury, narzędzi czy licencji od zagranicznego dostawcy to import usług, który rozliczasz u siebie.

• Rejestracja do VAT-UE przed pierwszą usługą dla firmy z innego kraju Unii
• Weryfikacja numeru kontrahenta w VIES i zachowanie dowodu tej weryfikacji
• Odwrotne obciążenie, właściwa adnotacja na fakturze i informacja podsumowująca
• Sprzedaż poza Unię: potwierdzenie statusu nabywcy i sprawdzenie, czy w jego kraju nie powstaje obowiązek lokalny
• Import usług od dostawców chmury, narzędzi i platform, także przy zwolnieniu z VAT
• Podatek u źródła potrącony przez zagranicznego kontrahenta i certyfikat rezydencji po Twojej stronie

Zwolnienie z VAT plus pierwszy klient albo pierwsza subskrypcja z Unii to typowa pułapka. Zwolnienie krajowe zostaje, ale pojawia się obowiązek rejestracji do VAT-UE i składania informacji podsumowującej. Zwykle nikt o tym nie pamięta przed wystawieniem pierwszej faktury.

Ryzyko dotyczy trzech obszarów naraz: podatku, składek i prawa pracy. Oceny nie przesądza nazwa umowy, tylko to, jak współpraca wygląda w praktyce. Im więcej cech podporządkowania, tym trudniejsza obrona, a spór toczy się o okres wsteczny.

• Kierownictwo: kto wyznacza godziny, miejsce i sposób wykonania pracy
• Ryzyko gospodarcze: kto odpowiada za wady i kto ponosi koszt poprawek
• Wyłączność: jeden odbiorca przez lata i zakaz świadczenia usług dla innych
• Narzędzia: czyj sprzęt, czyje licencje, czyje konta w systemach
• Przejście z etatu na B2B na tym samym stanowisku i w tym samym zakresie obowiązków

Osobna sprawa: były pracodawca jako klient. Wykonywanie dla niego tych samych czynności co wcześniej na etacie potrafi zamknąć drogę do ryczałtu albo podatku liniowego w danym roku. To pytanie zadajemy zawsze przy zakładaniu działalności, zanim wystawisz pierwszą fakturę.

Software house rzadko robi wszystko własnymi rękami. Część prac idzie do kontraktorów z Polski, część do osób z zagranicy. Każdy taki koszt dotyka trzech rzeczy jednocześnie: praw autorskich, których nie możesz sprzedać dalej, jeśli ich nie nabyłeś, rozliczenia podatku u źródła oraz opłacalności całego projektu.

• Umowy z podwykonawcami przenoszące prawa autorskie w zakresie, który realnie sprzedajesz klientowi
• Certyfikat rezydencji zagranicznego podwykonawcy zebrany przed płatnością, nie po niej
• Kwalifikacja usługi pod kątem podatku u źródła; przy części zleceń IT nie jest oczywista
• Wpływ prac kupionych na zewnątrz na wskaźnik nexus, jeżeli korzystasz z IP Box
• Koszty podwykonawców przypisane do projektów, żeby było widać, ile na nich zostaje

Jeśli rozliczasz się ryczałtem, koszty podwykonawców nie pomniejszają podstawy opodatkowania. Przy dużym udziale prac zlecanych na zewnątrz ryczałt bywa najdroższą formą, nawet przy niskiej stawce. Dlatego liczymy to przed wyborem formy, a nie po pierwszym kwartale.

Faktura w euro, wypłata przez pośrednika, konto walutowe i przewalutowanie po kilku tygodniach. Na koniec na rachunek wpływa inna kwota niż ta z faktury, a podatek liczy się od wartości faktury przeliczonej po właściwym kursie. Różnica narasta przez cały rok.

• Przeliczanie faktur walutowych i różnice kursowe na rachunku walutowym
• Prowizja platformy potrącona z wypłaty; przychodem jest kwota przed potrąceniem
• Wpłaty przez pośredników płatności i rozbieżność między raportem platformy a wyciągiem
• Zaliczki oraz płatności etapowe wobec momentu powstania przychodu
• Subskrypcje roczne opłacone z góry i ich rozliczenie w czasie

To ma bezpośredni wpływ na ustawowy limit przychodów przy ryczałcie. Liczy się kwota z faktur, nie to, co zostało po prowizji i przewalutowaniu, więc limit potrafi być bliżej, niż wynika z salda konta.