Zespół
Wiesz, kto prowadzi Twoją firmę, i wiesz, kto go zastąpi
Nie ma tu galerii uśmiechniętych zdjęć. Jest skład, który dostajesz na piśmie jeszcze przed podpisaniem umowy: kto prowadzi Twoje księgi, kto odpowiada za podatki i kto przejmuje sprawę, gdy opiekuna nie ma przy biurku.
Zespół, a nie wspólna skrzynka kontaktowa
W księgowości nie kupujesz oprogramowania ani logo. Kupujesz czas i uwagę konkretnych osób. Dlatego zamiast opisywać wartości firmy, pokazujemy skład: kto co robi, jakie ma uprawnienia i kto wchodzi na jego miejsce, kiedy trzeba.
Zespół jest celowo mały. Jedna osoba prowadzi ograniczoną liczbę firm, bo tylko wtedy pamięta, jak działa Twoja sprzedaż, i nie odtwarza tego od zera przy każdej rozmowie. Wolumen dokumentów bierze na siebie cyfrowy obieg w Taxxo, a nie kolejne nadgodziny. Jak to ustawiamy, opisaliśmy w KSeF i cyfrowym obiegu dokumentów.
Nad częścią podatkową czuwa doradca podatkowy w zespole. Trudne pytania nie krążą po mailach między osobami bez uprawnień, tylko trafiają do kogoś, kto ponosi za odpowiedź zawodową odpowiedzialność.
Cztery osoby po naszej stronie
Każda firma dostaje ten sam, stały skład. Wiesz, do kogo piszesz w danej sprawie, i wiesz, kto ją przejmie.
imie i nazwisko
rola, numer wpisu numer wpisu. Obszar: podatki. Wydaje stanowiska na piśmie, prowadzi audyt kwalifikowalności do CIT estońskiego i przejmuje kontakt z urzędem, kiedy zaczyna się kontrola.
imie i nazwisko
rola, numer wpisu numer wpisu. Obszar: księgi i zamknięcia miesiąca. Prowadzi Twoje rozliczenia na co dzień i jako pierwsza widzi, że coś w liczbach przestało się zgadzać.
imie i nazwisko
rola, numer wpisu numer wpisu. Obszar: kadry i płace. Umowy, listy płac, PPK, zgłoszenia do ZUS oraz kontrakty B2B, które rozlicza się inaczej niż etat.
imie i nazwisko
rola, numer wpisu numer wpisu. Obszar: wdrożenia i obieg dokumentów. Uruchamia Taxxo, ustawia KSeF i przeprowadza przejęcie dokumentów od poprzedniego biura.
Opiekun i zastępca: kto kogo zastępuje
Do każdej firmy przypisujemy dwie osoby. Opiekun prowadzi ją na co dzień. Zastępca ma z góry zapisane prawo wejścia w sprawę, więc nie musi nikogo prosić o zgodę ani czekać na przekazanie hasła. Obie osoby poznajesz przy podpisaniu umowy, z imienia i z adresu e-mail.
Zastępstwo działa parami wewnątrz obszaru. Osobę od ksiąg zastępuje druga osoba od ksiąg, kadry zastępują kadry. Nikt nie odpowiada na pytanie o listę płac tylko dlatego, że akurat siedzi przy sąsiednim biurku.
Zastępca wchodzi w trzech sytuacjach: urlop lub choroba opiekuna, brak odpowiedzi po 24 godzinach roboczych oraz termin, który wypada wcześniej niż powrót opiekuna. Ten trzeci przypadek jest najważniejszy, bo deklaracja i przelew do urzędu nie przesuwają się o niczyj urlop.
Sprawy wymagające stanowiska podatkowego zawsze idą do doradcy podatkowego w zespole. Zastępstwo w księgach nie oznacza, że opinię wyda Ci ktoś bez uprawnień.
Co zastępca ma pod ręką, zanim się odezwie
Zastępstwo ma sens tylko wtedy, gdy druga osoba nie zaczyna od zera. Dlatego wiedza o Twojej firmie nie mieszka w cudzej skrzynce pocztowej ani w czyjejś głowie.
- Komplet dokumentów i historię księgowań w Taxxo, w tym samym widoku, który masz Ty.
- Kartę firmy: forma prawna, model sprzedaży, kanały, kraje rozliczenia VAT, wybrana forma opodatkowania i data, od której obowiązuje.
- Zapis ustaleń i decyzji podatkowych z poprzednich rozmów, razem z uzasadnieniem. Bez tego zastępca zadałby Ci pytanie, na które już odpowiadałeś.
- Kalendarz terminów Twojej firmy: deklaracje, zaliczki, sprawozdania, a w modelu estońskim także warunki, które trzeba spełniać na bieżąco.
- Listę otwartych tematów wraz z powodem, dla którego stoją. Na przykład brakujący dokument albo pytanie czekające na Twoją odpowiedź.
- Bezpośredni kontakt do doradcy podatkowego w zespole, jeśli sprawa wychodzi poza bieżące księgowanie.
Przed podpisaniem umowy dostajesz na piśmie cztery rzeczy: imię i nazwisko opiekuna, imię i nazwisko zastępcy, adresy e-mail do obojga oraz numer, pod którym odbiera człowiek z zespołu. Jeśli skład się zmieni, piszemy o tym mailem tego samego dnia, a nie przy okazji najbliższej deklaracji.
Uprawnienia, ubezpieczenie, odpowiedzialność
Wszystko, co poniżej, da się sprawdzić albo zobaczyć na dokumencie. Nie prosimy, żebyś wierzył nam na słowo.
- Doradca podatkowy w zespole
- Zawód regulowany: wpis na listę, obowiązkowe ubezpieczenie i tajemnica zawodowa. Numer wpisu podajemy przy nazwisku wyżej, żeby dało się go zweryfikować w rejestrze. Zakres pracy opisaliśmy w doradztwie podatkowym.
- Polisa OC kancelarii
- Suma ubezpieczenia: kwota polisy oc. Numer polisy i jej zakres pokazujemy na życzenie, przed podpisaniem umowy.
- Stanowisko na piśmie
- Trudne pytanie kończy się dokumentem z uzasadnieniem i podpisem, a nie jednym zdaniem w mailu. Dokument zostaje u Ciebie i przydaje się dokładnie wtedy, gdy ktoś pyta, dlaczego rozliczyłeś coś tak, a nie inaczej.
- Reprezentacja w kontroli
- Kontakt z urzędem przejmuje osoba z uprawnieniami. Mieści się to w umowie od pierwszego dnia, więc niczego nie negocjujemy wtedy, gdy pismo już przyszło.
- Rola wobec Twoich danych
- Dane Twoich pracowników i kontrahentów przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia. Administratorem tych danych pozostajesz Ty. Co dzieje się z danymi z formularza na tej stronie, opisaliśmy w polityce prywatności.
Pytania o zespół
Kto konkretnie będzie prowadzić moją firmę?
Skład poznajesz przed podpisaniem umowy, nie po. W ofercie podajemy imię i nazwisko opiekuna oraz osoby, która go zastępuje, razem z adresami e-mail. Zakres obsługi opisaliśmy w usługach.
Czy w zespole jest doradca podatkowy?
Tak. To zawód regulowany: wpis na listę, obowiązkowe ubezpieczenie i tajemnica zawodowa. Numer wpisu podajemy przy nazwisku, więc możesz go sprawdzić w rejestrze. Zakres pracy opisaliśmy w doradztwie podatkowym.
Czy mogę pisać bezpośrednio do osoby, która prowadzi moje księgi?
Tak. Nie ma infolinii ani wspólnej skrzynki, do której trafiają wszystkie wiadomości. Masz adres opiekuna i adres jego zastępcy. Jeśli sprawa wymaga stanowiska podatkowego, opiekun przekazuje ją doradcy podatkowemu i od razu Ci o tym pisze.
Co się stanie, jeśli mój opiekun odejdzie z pracy?
Firmę przejmuje jego zastępca, bo już ją zna i ma pod ręką całą historię ustaleń. Nowa osoba wchodzi wtedy na miejsce zastępcy, a nie od razu na miejsce opiekuna. O każdej zmianie informujemy mailem, z imieniem i nazwiskiem.
Poznam kogoś z zespołu przed podpisaniem umowy?
Tak. W rozmowie bierze udział osoba z zespołu prowadzącego, a nie wyłącznie ktoś od przygotowania oferty. Umów ją przez kontakt albo zacznij od diagnozy w 90 sekund.
Nie wiesz, od czego zacząć?
Odpowiedz na dziewięć pytań. Dostaniesz konkretną listę rzeczy do sprawdzenia w swojej firmie. Nie ofertę handlową.