Co zostaje poza KSeF i dlaczego nadal potrzebujesz obiegu dokumentów

KSeF to rejestr faktur ustrukturyzowanych. Trafia do niego faktura wystawiona przez podatnika działającego w polskim systemie, w ustalonym formacie, przesłana przez interfejs systemu. Wszystko, co nie mieści się w tej definicji, zostaje poza nim.

Granica biegnie w dwóch miejscach naraz. Pierwsze to rodzaj dokumentu. Fakturą w rozumieniu tych przepisów nie jest paragon, wyciąg bankowy, raport platformy, dokument magazynowy ani umowa.

Drugie miejsce to kierunek transakcji i to ono bywa mylone. Liczy się, czy fakturę wystawiasz, czy ją dostajesz. Faktura, którą wystawiasz kontrahentowi zagranicznemu, do systemu trafia, bo obowiązek dotyczy Ciebie jako wystawcy. Faktura, którą dostajesz od zagranicznego dostawcy, nie trafi, bo jego ten obowiązek nie obejmuje.

To rozróżnienie jest ważniejsze, niż wygląda. Firma bardzo szybko przechodzi od zdania „faktury są w KSeF” do zdania „dokumenty są w KSeF”. To drugie nie jest prawdą i właśnie na tym przeskoku gubią się dokumenty.

Faktura jest zwykle najliczniejszym dowodem księgowym w firmie. Nie jest jednak jedynym, który decyduje o koszcie, o momencie ujęcia i o tym, czy w razie kontroli masz czym obronić rozliczenie.

Zacznijmy od zakupu, bo tu luka powstaje najczęściej. Dostawca z innego kraju nie ma ani obowiązku, ani technicznej możliwości wystawienia faktury do polskiego rejestru. Jego dokument przyjdzie mailem albo trzeba go pobrać z panelu klienta.

W praktyce dotyczy to dużej części kosztów nowoczesnej firmy: subskrypcji narzędzi, reklamy, usług chmurowych, prowizji platform, licencji, zakupów towaru z Unii Europejskiej. To jednocześnie transakcje, w których podatek rozliczasz sam, więc brak dokumentu w rejestrze niczego z Ciebie nie zdejmuje.

Ze sprzedażą jest odwrotnie i to jest najczęściej mylone. Kiedy to Ty wystawiasz fakturę kontrahentowi z zagranicy, dokument powstaje w systemie tak samo jak przy sprzedaży krajowej. Zmienia się tylko to, co dzieje się dalej: nabywca nie ma dostępu do KSeF, więc fakturę trzeba mu przekazać osobno, uzgodnioną drogą i w postaci, którą przyjmie jego księgowość.

Ryzyko po stronie zakupu jest operacyjne, nie prawne. Taki dokument zwykle pobiera jedna osoba, raz w miesiącu, z konta, do którego tylko ona ma dostęp. Kiedy tej osoby nie ma, dokumentu nie ma, a księgowość dowiaduje się o tym po zamknięciu okresu.

Zwracamy uwagę na jeszcze jedną rzecz. Przy dokumencie spoza systemu nadal sam ustalasz kurs, moment powstania obowiązku i okres ujęcia. KSeF niczego tu nie upraszcza, bo tego dokumentu w ogóle nie widzi.

Bank nie wystawia faktury na każdą operację. Wyciąg jest dowodem księgowym, ale nie fakturą, więc do KSeF nie trafia. Dla firmy z dużą liczbą przelewów to on jest najważniejszym plikiem miesiąca, bo z niego wynika, co faktycznie zostało zapłacone i czym.

Platformy sprzedażowe i operatorzy płatności rozliczają się okresowym raportem, nie fakturą do każdej transakcji. W raporcie widać sprzedaż, prowizje, zwroty, korekty, potrącenia i dopiero na końcu kwotę wypłaty. Taki raport do systemu nie trafi.

Tu pojawia się rzecz, która brzmi jak sprzeczność, a nią nie jest. Raport nie jest fakturą i nie ma go w KSeF, ale to właśnie on jest dokumentem źródłowym, na podstawie którego księgujesz sprzedaż i opłaty platformy. Obecność w rejestrze faktur nie przesądza o mocy dowodowej dokumentu. Jak rozłożyć raport na pozycje, opisujemy w /wiedza/rozliczanie-prowizji-z-marketplace.

Jeśli sprzedajesz przez marketplace albo własny sklep, różnica między kwotą, która wpłynęła na konto, a wartością sprzedaży bierze się z potrąceń widocznych tylko w raporcie. Uzgodnienie tych dwóch liczb to osobny proces, którego rejestr faktur nie dotyka.

Konsekwencja jest prosta. Im większa część Twoich przychodów idzie przez platformy, tym mniejszą część obrazu daje ci KSeF.

Zacznij od tego, czego system nie robi nawet przy fakturach, które obejmuje. Dostarcza dokument i datę, nie dostarcza kontekstu. Faktura zakupowa pojawia się sama, a nikt nie wie, kto zamówił, czego dotyczy, czy usługa została wykonana i na który projekt ma pójść koszt.

Zmienia się kierunek problemu. Wcześniej szukałeś faktury, teraz musisz zdecydować, co zrobić z fakturą, którą już masz. Rośnie też ryzyko podwójnego ujęcia, bo ten sam wydatek potrafi wejść dwa razy: raz automatycznie z systemu, raz jako plik przesłany przez pracownika lub dostawcę.

Praktyczny pierwszy krok to mapa strumieni. Wypisz każdy typ dokumentu, który wchodzi do firmy, i dopisz przy nim źródło oraz osobę, która go pobiera. Większość firm odkrywa przy tym ćwiczeniu strumienie, o których nikt nie pamiętał.

Każdy strumień spoza systemu potrzebuje trzech ustaleń: kto go pobiera, gdzie ląduje i kto go opisuje. Bez tego dokument istnieje wyłącznie w skrzynce jednej osoby, a to nie jest obieg, tylko nawyk.

Ustal jedno miejsce docelowe. Jeśli faktury są w systemie, a reszta w mailach i panelach, księgowość pracuje na dwóch niepołączonych zbiorach i uzgadnia je ręcznie. Koszt tej ręcznej pracy rośnie razem z liczbą dokumentów, a nie z obrotem.

Opis i akceptację traktuj jako osobną warstwę. Rejestr faktur nie przechowuje Twojej decyzji o tym, na który projekt idzie koszt ani tego, kto go zatwierdził. Ta informacja musi powstać u Ciebie, najlepiej w momencie, gdy dokument pojawia się po raz pierwszy.

Zostaje kwestia dostępów i zastępstw, bo panele dostawców i platform mają dokładnie ten sam problem co sam system: klucz trzyma jedna osoba, a jej urlop blokuje pobranie dokumentów za cały miesiąc. Uprawnienia po stronie KSeF opisujemy w /wiedza/ksef-przy-duzym-wolumenie.