Co zmienia KSeF w firmie z dużym wolumenem faktur?

W małej firmie KSeF zmienia głównie to, gdzie klikasz przy wystawieniu faktury. Przy kilkuset dokumentach miesięcznie zmienia coś innego: moment, w którym dokument staje się dokumentem, i to, kto ten moment kontroluje. Faktura sprzedaży liczy się wtedy, gdy przyjmie ją system, a nie wtedy, gdy zapisze ją Twój program handlowy. Faktura zakupowa jest u Ciebie wtedy, gdy kontrahent ją wyśle, niezależnie od tego, czy ktokolwiek tego dnia zajrzał do systemu.

Konsekwencja brzmi niewinnie, a uwiera codziennie. Znika kategoria dokumentów wysłanych na zły adres albo z opóźnieniem. Pojawia się kategoria dokumentów, o których nikt nie wie, bo nikt ich nie pobrał. Ręczne pilnowanie przestaje działać w pierwszym tygodniu, w którym brakuje jednej osoby.

Drugi efekt widać przy zamknięciu miesiąca. Kompletność rejestru zakupu przestaje zależeć od tego, ile faktur ktoś doniósł do księgowości. Zaczyna zależeć od tego, czy pobieranie z systemu działa i czy nic po drodze nie wypadło. To dobra wiadomość pod warunkiem, że pobieranie jest procesem, a nie czynnością wpisaną komuś w kalendarz.

Jedno zastrzeżenie na wstępie: system porządkuje wyłącznie strumień faktur krajowych, a resztę obiegu opisujemy osobno w /wiedza/co-zostaje-poza-ksef.

Uprawnienia przypisane są do podmiotu, ale wykonują je konkretne osoby albo konkretne integracje. Punktem wyjścia jest uprawnienie właścicielskie, bo tylko ono pozwala nadawać i odbierać dostęp pozostałym. Osoba, która ma wyłącznie prawo wystawiania faktur, nie doda nikogo innego, nawet jeśli odpowiada w firmie za całe finanse.

Uprawnienia są rozdzielne i to jest ich zaleta. Osobno przyznajesz prawo wystawiania, osobno prawo przeglądania i pobierania, osobno prawo zarządzania dostępem. W firmie, w której fakturuje kilka osób z różnych działów, ma to realne znaczenie. Handlowiec potrzebuje wystawiać, ale nie musi widzieć wszystkich kosztów spółki.

Biuro rachunkowe wchodzi do systemu na tej samej zasadzie, jako podmiot z nadanym uprawnieniem. Jeśli go nie ma, dokumenty i tak trafiają do niego pocztą albo przez folder. Cała zmiana sprowadza się wtedy do zmiany miejsca, z którego ktoś je przepisuje.

Nadanie uprawnień wymaga uwierzytelnienia: podpisem kwalifikowanym osoby uprawnionej do reprezentacji albo pieczęcią elektroniczną podmiotu. Gdy spółka nie ma żadnego z tych narzędzi, zostaje droga zgłoszenia pełnomocnictwa do urzędu. Ta droga trwa i nie da się jej przejść w dniu, w którym dostęp jest już potrzebny. Od tego wdrożenie się zaczyna, a nie kończy.

Tryb awaryjny nie jest opcją włączaną według uznania. Ma zastosowanie w sytuacjach przewidzianych przepisami, przede wszystkim wtedy, gdy niedostępność leży po stronie systemu i została ogłoszona. Faktura powstaje wówczas poza systemem, trafia do kontrahenta uzgodnioną drogą, a do KSeF idzie po przywróceniu działania, w wyznaczonym terminie.

Najwięcej kłopotu sprawia rozróżnienie, po czyjej stronie leży problem. Przerwa w działaniu systemu to jedna sytuacja, awaria Twojego łącza albo Twojego ERP to druga. Wynikają z nich różne obowiązki. Firma traktująca każdą przeszkodę jak tryb awaryjny zbiera zaległość dokumentów do dosłania i dowiaduje się o niej przy pierwszej porządnej weryfikacji rejestrów.

Przy dużym wolumenie decyzję podejmujesz wcześniej, nie w trakcie. Kto stwierdza przejście w tryb offline. Jak oznaczane są dokumenty wystawione w tym trybie. Kto odpowiada za ich dosłanie i po czym poznaje, że wszystkie wróciły do systemu. Bez tego faktury z jednego dnia rozjeżdżają się na kilka tygodni i odtwarza się je z pamięci.

Przy przyjęciu dokumentu system nadaje mu własny numer identyfikujący. Twój numer faktury z programu handlowego nadal istnieje i nadal jest tym, którym posługujesz się w rozmowie z klientem. Numer z systemu odpowiada na inne pytanie: czy ten konkretny dokument jest w KSeF i w jakiej postaci tam trafił.

To ma bezpośrednie przełożenie na płatności. Numer identyfikujący fakturę służy do wskazania, za co jest przelew, i pojawia się w opisie płatności, w tym przy mechanizmie podzielonej płatności oraz przy płatnościach zbiorczych za wiele faktur jednego dostawcy. Jeśli nie wraca z systemu do Twojego rejestru, uzgadnianie płatności przy dużej liczbie dokumentów zamienia się w pracę ręczną.

Drugie zastosowanie to dowód. Numer wraz z potwierdzeniem przyjęcia pokazuje, że dokument został wysłany i przyjęty, a nie tylko wygenerowany u Ciebie. W sporze z kontrahentem twierdzącym, że faktury nie dostał, jest to argument, którego nie zastąpi zrzut ekranu z Twojego programu.

Na co zwracamy uwagę: numer z systemu ma być zapisany przy dokumencie w księgowości i przy pozycji w rejestrze płatności. Jeżeli żyje wyłącznie w KSeF, a u Ciebie nigdzie, to przy takiej liczbie dokumentów jest praktycznie nie do wyciągnięcia w rozsądnym czasie.